Hệ thống OKR/KPI: Quản trị công vụ bằng dữ liệu sống

Việc thí điểm Hệ thống quản trị thực thi nhiệm vụ và đánh giá cán bộ theo OKR/KPI trên không gian làm việc số Hanoiwork bước đầu cho thấy những chuyển biến rõ nét trong tư duy, cách làm và phương thức điều hành.

Từ “họp nghe báo cáo” sang “điều hành trên dữ liệu sống”

Xuất phát từ yêu cầu nâng cao kỷ luật, kỷ cương và hiệu quả thực thi công vụ, Thành ủy Hà Nội đã ban hành Chỉ thị số 09-CT/TU, xác lập cách tiếp cận mới trong quản trị: quản trị bằng dữ liệu, đánh giá bằng kết quả, cá thể hóa trách nhiệm. Trọng tâm điều hành không còn là các bản kiểm điểm, báo cáo giấy mà là hiệu suất công việc được đo lường theo thời gian thực trên môi trường số.

Hệ thống OKR/KPI được xác định mang tính đột phá với những giá trị cốt lõi: chuyển đổi tư duy từ “kiểm điểm” sang “quản trị hiệu suất”; liên thông mục tiêu chiến lược từ thành phố tới từng chuyên viên; chuyển từ “họp nghe báo cáo giấy” sang “điều hành trên dữ liệu sống”; gắn kết quả KPI với trách nhiệm người đứng đầu; hình thành “Hồ sơ năng lực số” làm căn cứ quan trọng cho công tác cán bộ.

Theo lộ trình, Ban Tổ chức Thành ủy đã phối hợp xây dựng Hệ thống quản trị thực thi nhiệm vụ và đánh giá cán bộ gắn với OKR/KPI, tổ chức thí điểm tại 5 đơn vị, gồm: Ban Tổ chức Thành ủy, Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, phường Hoàn Kiếm và phường Từ Liêm. Sau giai đoạn thí điểm, Ban Thường vụ Thành ủy đã ban hành Quyết định số 11-QĐ/TU, đánh dấu bước chuyển toàn diện sang phương pháp đánh giá định lượng, chuẩn bị triển khai diện rộng trên toàn thành phố từ tháng 5-2026.

Các con số bước đầu cho thấy hiệu quả rõ rệt: 2.450 tài khoản được cấp, trong đó 2.361 tài khoản hoạt động thường xuyên; 248 kế hoạch cấp phòng được bóc tách mục tiêu; 1.039 nhiệm vụ cụ thể được đưa lên Dashboard để theo dõi tiến độ thời gian thực. Hệ thống đã tích hợp với quản lý văn bản, chữ ký số, đăng nhập một lần qua định danh điện tử và các nền tảng số của thành phố, đồng thời ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích báo cáo, phân rã nhiệm vụ.

Những kết quả này cho thấy, thay vì phụ thuộc vào quy trình kiểm đếm thủ công qua văn bản, toàn bộ tiến trình thực hiện nhiệm vụ đang dần được “số hóa”, hiển thị minh bạch, trực quan, giúp lãnh đạo các cấp nắm bắt đầy đủ khối lượng công việc, tiến độ và cả những điểm nghẽn cần tập trung xử lý.

Bảo đảm tinh thần “6 rõ” trong thực thi nhiệm vụ

Trao đổi về phương pháp này, ông Trịnh Tất Thắng, Giám đốc Trung tâm Dữ liệu Nhà nước (Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội) cho biết, OKR là phương pháp đánh giá theo mục tiêu. Khi thành phố đặt ra một mục tiêu cụ thể, các nhiệm vụ triển khai sẽ được đo lường theo chu kỳ thời gian để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu đó. Việc đo lường có thể theo quý, theo 6 tháng hoặc theo năm, nhưng điểm cốt lõi là mọi hoạt động đều quy chiếu về mục tiêu đã đặt ra.

Theo ông Trịnh Tất Thắng, việc triển khai OKR/KPI tại các sở, ngành, xã, phường được thực hiện theo phương pháp “ba nhà”: thành phố phối hợp với Trường Đại học Kinh tế (Đại học Quốc gia Hà Nội) và các đơn vị phát triển phần mềm để xây dựng phần mềm, quy chế và phương pháp đánh giá phù hợp. Lý thuyết đánh giá được chuyển hóa thành các thao tác đơn giản trên phần mềm, giúp cán bộ, công chức không phải thực hiện quá nhiều thao tác phức tạp nhưng vẫn bảo đảm đo lường được hiệu quả công việc.

Đáng chú ý, các phương pháp đánh giá này được tích hợp trực tiếp trên Hanoi Office (Hanoiwork), sử dụng dữ liệu kết nối từ các hệ thống chuyên ngành khác để đưa ra các kết quả định lượng đối với công việc hằng ngày của cán bộ, công chức. Phần mềm trở thành trung tâm của quá trình đánh giá thay vì các bảng tổng hợp thủ công như trước.

Ông Trịnh Tất Thắng cho biết, phương pháp này đáp ứng rất rõ tinh thần “6 rõ”. Từ các kế hoạch của Thành ủy, các nhiệm vụ được phân tích, phân rã rõ ràng tới từng đơn vị, từng cá nhân, gắn với tiến độ từng tuần, từng tháng. Khi dữ liệu cập nhật liên tục, lãnh đạo thành phố có thể nhìn thấy toàn bộ khối lượng công việc đang triển khai đến đâu, điểm nghẽn ở đâu để kịp thời điều chỉnh.

Ông Trịnh Tất Thắng cũng chỉ ra thực tế lâu nay, việc quản lý công việc nặng về quản lý văn bản. Với những kế hoạch lớn, phức tạp nếu chỉ dựa vào văn bản rất dễ dẫn tới bỏ sót, trôi việc, kiểm đếm thủ công và khó kiểm soát tiến trình. OKR/KPI cho phép kiểm đếm toàn bộ đầu việc đã được phân rã tới từng cá nhân, kiểm đếm trên sản phẩm cụ thể. Mỗi công việc đều có mục tiêu, liên kết thành một “cây công việc”, giúp lãnh đạo nhìn tổng thể thay vì từng mảng rời rạc.

Trong giai đoạn đầu chuyển đổi, cán bộ phải thực hiện song song quản lý theo văn bản và theo hệ thống mới. Đây là giai đoạn quá độ cần thiết để chuyển dữ liệu từ phương thức cũ sang phương thức quản trị theo hiệu suất. Việc này tuy làm tăng khối lượng công việc ban đầu nhưng giúp toàn bộ quy trình được kiểm đếm kỹ càng, minh bạch hơn và cho thấy rõ trong một tổ chức ai đang đảm nhiệm nhiều việc, ai ít việc, tiến độ ra sao.

Khi hệ thống dần hoàn thiện, cán bộ sẽ giảm được đáng kể công việc thủ công. Việc kiểm đếm, kiểm soát tiến độ và đánh giá cán bộ sẽ được tự động hóa từ dữ liệu và sản phẩm có sẵn trên phần mềm, thay cho phương thức đánh giá định tính trước đây. Điều này không chỉ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao tính bao quát và khách quan trong đánh giá.

Ông Trịnh Tất Thắng cũng cho rằng, phương pháp OKR/KPI trên thế giới luôn có sự điều chỉnh, thay đổi để phù hợp với thực tiễn vận hành. Do đó, việc Hà Nội triển khai cũng đặt trong tinh thần linh hoạt, vừa làm vừa hoàn thiện để bảo đảm hệ thống phù hợp nhất với đặc thù vận hành của cơ quan Nhà nước và thích nghi với sự thay đổi liên tục của môi trường công việc.

Có thể thấy, việc thí điểm và chuẩn bị triển khai diện rộng hệ thống OKR/KPI trên Hanoiwork cho thấy Hà Nội đang từng bước chuyển từ quản lý hành chính sang quản trị hiện đại, lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy kết quả làm thước đo và cá thể hóa trách nhiệm đến từng cán bộ. Khi mọi nhiệm vụ đều được phân rã, đo lường, hiển thị minh bạch trên không gian số, kỷ luật, kỷ cương và hiệu quả thực thi công vụ không còn phụ thuộc vào báo cáo giấy mà được phản ánh trực tiếp qua hiệu suất công việc hằng ngày.